交通費精算をする目的とは

企業にとって交通費の金額を正しく知ることで今後の予算を考えるきっかけとして活用でき、正しいデータを記録すると便利です。交通費精算をすることでかかった交通費の金額や内容を把握し、かかる費用を安くするように他の方法を考えると効果的です。交通費の金額は安くする方法があるために、金額を比較してから最適な方法を探すと効果的です。企業の予算を考えてから今後の金銭計画を立てる必要があるため、交通費を正しく把握して金額を見直すきっかけとする方法が望ましいです。交通費の金額は利用する交通機関などによって違うために、安くする方法を考えて今後の計画を立てるきっかけにすると効果的です。交通費精算をする目的はかかる交通費の金額や内容を正しく把握することであり、企業の予算の状況を考えてから今後の金銭計画を立てるために参考にすることです。

情報通信系企業の交通費精算の仕組み

業務上発生する交通費精算については、各会社によってまちまちだと思います。自身が経験した情報通信系会社の場合は、毎月15日〆にて、発生した各月の交通費の概要を指定のエクセルファイルに入力し、経理に提出するという流れになっていました。具体的には日時、距離(どこからどこまで)、使用交通機関、交通費の欄があり、入力後に印刷し業務印を押印します。その後、チームの上司の確認をもらい、押印をいただいた後の経理提出となっていました。すべての交通費の清算にはレシートや領収書が必要で、別紙に張り付けたものを提出する義務もありました。また、毎月の15日を過ぎてしまったものは翌月に振り替えることができ、1年間は提出可能という方式になっていました。海外出張の多い上司は、出張報告書等の書類に追われ、交通費清算が後手後手に回ってしまう人も多いようなチームでした。

ITによる交通費精算は業務軽減と経費削減に貢献

企業の活動において営業は現在の利益を維持しつつ、更なる利益を確保する重要な活動の一つです。そしてそれを支える移動手段に関わる交通費精算という作業は、営業担当者のもう一つの重要な作業となります。訪問先に至る経路や運賃、そして帰社に関わる同様のチェックが必要となり、それを交通費の申請書類などに記入作成することになります。しかしITを効率的に活用した交通費精算システムを導入致しますと、それらの諸作業が大幅に削減されるようになります。例えばICカードを利用したソリューションがそれであり、電車の移動に使用するICカードを読み込ますことにより、運賃や路線経路が自動的に入力され、人力での書類作成作業が激減されます。更に交通費精算がITによって確実に管理されますので、二重による請求などの支出も防げ、経費の削減にも貢献します。

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